Zimun peut envoyer à chaque client un rappel par e-mail trois jours avant son rendez-vous. La fonction est désactivée jusqu’à ce que vous l’activiez, elle est incluse dans toutes les formules, et une fois activée elle fonctionne seule — vous n’avez rien à envoyer à la main.
Le rappel est un e-mail. Zimun n’envoie pas de SMS : aucun SMS n’est envoyé à un client aujourd’hui, quelle que soit la formule.
1. Activer le rappel
Ouvrez Paramètres, puis Organisation, puis Préférences, et activez Rappel automatique. La fonction est désactivée pour chaque nouvelle organisation : rien n’est envoyé tant qu’un propriétaire ou un administrateur ne l’active pas.
Aucune formule particulière n’est requise. Rappel automatique fonctionne de la même manière en Free et en Advanced.
2. Quand il part
Une fois par jour, Zimun recherche les rendez-vous situés exactement trois jours plus tard et envoie un rappel par e-mail pour chacun. Les trois jours se comptent dans le fuseau horaire auquel appartient le rendez-vous : un client qui a réservé dans votre établissement de Vienne est mesuré sur la date viennoise.
Comme le traitement n’a lieu qu’une fois par jour, un rendez-vous réservé moins de trois jours à l’avance ne reçoit pas de rappel. L’e-mail de confirmation déjà reçu reste le seul avis pour cette réservation.
3. Qui en reçoit un, et qui n’en reçoit pas
Un rappel n’est envoyé que si toutes les conditions suivantes sont réunies.
- Le rendez-vous est toujours planifié. Les rendez-vous annulés et terminés sont ignorés.
- Le client n’a pas encore accepté l’invitation de calendrier. Celui qui l’a acceptée dans son propre calendrier a montré qu’il connaît le rendez-vous ; Zimun ne lui écrit donc pas une seconde fois.
- Aucun rappel n’a encore été envoyé pour ce rendez-vous. Chaque rendez-vous en reçoit un au maximum.
4. Ce que reçoit le client
Un court e-mail indiquant le nom de votre organisation, la prestation ainsi que la date et l’heure du rendez-vous, rédigé dans la langue de la réservation. Il explique aussi pourquoi il arrive : l’invitation de calendrier n’a pas encore été acceptée.
S’il s’agit d’un rendez-vous vidéo, le rappel comporte également le lien de connexion, pour que le client n’ait pas à retrouver la confirmation initiale.
5. Ce qu’il ne fait pas
Il ne remplace pas l’e-mail de confirmation, envoyé au moment même de la réservation. Le rappel est un second message, plus tard, et uniquement pour les clients qui n’ont pas confirmé le rendez-vous.
Il n’envoie pas de SMS. Une option SMS existe dans le produit sur les formules Pro et Advanced, et elle est entièrement masquée en Free — mais rien n’est distribué par ce canal, quelle que soit la formule, car il est désactivé.
6. Résumé
- Paramètres, puis Organisation, puis Préférences, puis Rappel automatique. Désactivé par défaut, disponible dans toutes les formules.
- Un e-mail, trois jours avant, comptés dans le fuseau horaire du rendez-vous.
- Uniquement pour les rendez-vous encore planifiés et pas encore acceptés dans le calendrier.
- Un rappel par rendez-vous.
- E-mail uniquement. Aucun SMS n’est envoyé aujourd’hui.