Zimun kann jeder Kundin und jedem Kunden drei Tage vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail schicken. Die Funktion ist aus, bis Sie sie einschalten, sie ist in jedem Tarif enthalten, und danach läuft sie von allein — Sie müssen nichts von Hand versenden.
Die Erinnerung ist eine E-Mail. Zimun versendet keine SMS: Heute geht an keine Kundin und keinen Kunden eine SMS hinaus, in keinem Tarif.
1. Erinnerung einschalten
Öffnen Sie Einstellungen, dann Organisation, dann Einstellungen, und schalten Sie Automatische Erinnerung ein. Für jede neue Organisation ist sie aus, es geht also nichts hinaus, bis eine Inhaberin, ein Inhaber oder eine Administration sie einschaltet.
Es gibt keine Tarifvoraussetzung. Automatische Erinnerung funktioniert in Free genauso wie in Advanced.
2. Wann sie hinausgeht
Einmal täglich sucht Zimun die Termine, die genau drei Tage voraus liegen, und schickt für jeden davon eine Erinnerung per E-Mail. Die drei Tage zählen in der Zeitzone, zu der der Termin gehört: Eine Kundin, die an Ihrem Wiener Standort gebucht hat, wird am Wiener Datum gemessen.
Weil der Lauf nur einmal täglich stattfindet, erhält ein Termin, der weniger als drei Tage im Voraus gebucht wurde, keine Erinnerung. Die Bestätigungs-E-Mail, die bereits angekommen ist, bleibt für diese Buchung die einzige Nachricht.
3. Wer eine bekommt und wer nicht
Eine Erinnerung geht nur hinaus, wenn alle folgenden Punkte zutreffen.
- Der Termin ist noch geplant. Stornierte und abgeschlossene Termine werden übersprungen.
- Die Kundin oder der Kunde hat die Kalendereinladung noch nicht angenommen. Wer die Einladung im eigenen Kalender angenommen hat, weiß nachweislich vom Termin — Zimun schreibt dann nicht noch einmal.
- Für diesen Termin wurde noch keine Erinnerung versendet. Jeder Termin bekommt höchstens eine.
4. Was die Kundin oder der Kunde bekommt
Eine kurze E-Mail mit dem Namen Ihrer Organisation, der Leistung sowie Datum und Uhrzeit des Termins, in der Sprache, in der gebucht wurde. Sie erklärt auch, warum sie ankommt: Die Kalendereinladung wurde noch nicht angenommen.
Handelt es sich um einen Videotermin, trägt die Erinnerung auch den Zugangslink, damit die Kundin oder der Kunde die ursprüngliche Bestätigung nicht heraussuchen muss.
5. Was sie nicht tut
Sie ersetzt nicht die Bestätigungs-E-Mail, die im Moment der Buchung hinausgeht. Die Erinnerung ist eine zweite Nachricht, später, und nur für Kundinnen und Kunden, die den Termin noch nicht bestätigt haben.
Sie versendet keine SMS. In den Tarifen Pro und Advanced gibt es im Produkt eine SMS-Option, in Free ist sie vollständig ausgeblendet — zugestellt wird darüber aber in keinem Tarif etwas, denn der Kanal ist abgeschaltet.
6. Zusammenfassung
- Einstellungen, dann Organisation, dann Einstellungen, dann Automatische Erinnerung. Standardmäßig aus, in jedem Tarif verfügbar.
- Eine E-Mail, drei Tage vorher, gezählt in der Zeitzone des Termins.
- Nur für Termine, die noch geplant und im Kalender noch nicht angenommen sind.
- Eine Erinnerung pro Termin.
- Nur E-Mail. Heute wird keine SMS versendet.