Belegungszeiten aus Outlook.com oder Microsoft 365 importieren

Zimun kann die Belegungszeiten aus Ihrem Outlook-Kalender lesen und Ihre Verfügbarkeit entsprechend blockieren. Sie veröffentlichen den Kalender einmal und fügen seinen ICS-Link in Zimun ein; Zimun ruft ihn alle 15 Minuten neu ab und importiert nur die Zeiten Ihrer Termine — niemals Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer. Von da an schließt eine Besprechung in Ihrem Outlook-Kalender die überlappenden Zimun-Slots genauso, wie es ein Zimun-Termin täte. Kund:innen sehen einfach weniger freie Slots; niemand sieht, warum.

Damit ist eine Richtung abgedeckt: Externe Termine blockieren Zimun. Für die Gegenrichtung — Ihre Zimun-Termine in Outlook sehen — abonnieren Sie Ihren Zimun-Kalender-Feed unter Einstellungen → Kalender-Feed. Beide Links zusammen ergeben Sicht in beide Richtungen, ohne dass ein Konto verbunden wird.

1. Den Kalender veröffentlichen und den ICS-Link kopieren

1. Öffnen Sie Outlook im Web und melden Sie sich an.
2. Öffnen Sie die Einstellungen und dort „Kalender“.
3. Wählen Sie „Freigegebene Kalender“.
4. Wählen Sie unter „Kalender veröffentlichen“ den Kalender aus, den Zimun lesen soll, und legen Sie eine Berechtigungsstufe fest. Unabhängig von der gewählten Stufe übernimmt Zimun nur die Zeiten Ihrer Termine.
5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“.
6. Outlook zeigt die veröffentlichten Links an. Kopieren Sie den ICS-Link — eine URL, die mit https://outlook.office365.com/owa/calendar/ beginnt und auf calendar.ics endet.

2. Den Link in Zimun einfügen

1. Öffnen Sie in Zimun Einstellungen → Team und dort Ihren eigenen Mitgliedsdatensatz. Der Tab „Externer Kalender“ erscheint nur bei Ihrem eigenen Datensatz — niemand kann einen Link stellvertretend für Sie einfügen, und Sie können keinen für ein anderes Teammitglied einfügen.
2. Fügen Sie den Link auf dem Tab „Externer Kalender“ in das Feld für die Kalenderadresse ein und speichern Sie.
3. Zimun ruft den Feed sofort einmal ab und antwortet mit „Gefundene Ereignisse in den nächsten 14 Tagen: N.“

Diese Meldung ist Ihre Bestätigung: Der Link funktioniert, und Zimun konnte den Kalender lesen. Die Zahl zählt die Ereignisse im 14-Tage-Fenster, das Zimun berücksichtigt — ein Wert von 0 ist kein Fehler, wenn Ihre nächsten zwei Wochen zufällig leer sind. Schlägt die Prüfung stattdessen fehl, benennt die Meldung das Problem, und nichts wird gespeichert; korrigieren Sie den Link und versuchen Sie es erneut.

Nach dem Verbinden zeigt der Tab den Link maskiert, einen Zeitstempel „Zuletzt aktualisiert“ und eine Schaltfläche „Entfernen“. „Entfernen“ beendet den Import und löscht jeden Belegungsblock, den der Feed angelegt hat.

3. Wie aktuell der Import ist — eine ehrliche Einschränkung

Zimun ruft den Feed alle 15 Minuten neu ab; „Zuletzt aktualisiert“ auf dem Tab „Externer Kalender“ zeigt den letzten Lauf. Bei Outlook gibt es jedoch eine zweite Verzögerung, die Sie kennen sollten — und sie liegt auf Microsofts Seite: Microsoft erzeugt veröffentlichte Kalenderdateien mit Verzögerung neu, sodass eine Änderung in Ihrem Kalender typischerweise erst nach einigen Stunden in der veröffentlichten Datei erscheint. Zimuns 15-Minuten-Abruf kommt noch hinzu. Planen Sie das ein: Eine Besprechung, die Sie heute Morgen zugesagt haben, blockiert Ihre Zimun-Slots zuverlässig; eine vor wenigen Minuten eingetragene Besprechung blockiert sie unter Umständen noch nicht. Wenn ein neuer Termin einen Slot sofort schließen muss, verlassen Sie sich nicht darauf, dass der veröffentlichte Feed ihn rechtzeitig überträgt.

4. Den Link geheim halten

Die ICS-Adresse Ihres Kalenders gewährt jedem, der sie kennt, vollen Lesezugriff auf diesen Kalender — behandeln Sie sie wie ein Passwort. Zimun speichert die Adresse verschlüsselt, zeigt sie nur maskiert an und übernimmt aus Ihrem Kalender ausschließlich belegte Zeiten: Beginn und Ende der Belegung, niemals Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer. Termininhalte durchlaufen den Zimun-Server bei jedem Abruf nur flüchtig und werden nie gespeichert. Beim Entfernen des Feeds werden die Adresse und alle importierten Belegt-Zeiten gelöscht.

Die Einbindung eines Kalenders ist stets der eigene, freiwillige Schritt des jeweiligen Mitglieds: Ob und wie eine Organisation ihre Beschäftigten darum bittet — einschließlich einer etwaigen Beteiligung des Betriebsrats und sonstiger arbeitsrechtlicher Pflichten — liegt in der Verantwortung der Organisation als Arbeitgeberin, nicht bei Zimun.

Veröffentlichen Sie den Link nirgends, und senden Sie ihn niemandem, dem Sie nicht auch Ihren Kalender geben würden. Wenn Sie glauben, dass der Link in fremde Hände geraten ist, heben Sie die Veröffentlichung des Kalenders auf derselben Seite „Freigegebene Kalender“ auf (der alte Link funktioniert dann nicht mehr), veröffentlichen Sie ihn erneut und fügen Sie den neuen Link in Zimun ein.

5. Fehlerbehebung

• Der Tab „Externer Kalender“ meldet Handlungsbedarf: Der Feed antwortet nicht mehr. Die übliche Ursache ist, dass die Veröffentlichung des Kalenders in Outlook aufgehoben wurde. Veröffentlichen Sie ihn erneut (Abschnitt 1) und fügen Sie den neuen Link in Zimun ein. Der Hinweis erscheint erst nach ein paar Stunden fehlgeschlagener Abrufe; ein einzelner Netzwerkaussetzer löst ihn nicht aus.
• Eine frische Änderung blockiert Ihre Slots noch nicht: Siehe Abschnitt 3 — Microsofts veröffentlichte Datei hinkt Ihrem Kalender um bis zu einige Stunden hinterher. Prüfen Sie später erneut, bevor Sie von einem defekten Feed ausgehen.
• Ein Termin blockiert Ihre Slots gar nicht: Als „frei“ markierte Termine werden bewusst übersprungen — nur Belegungszeiten blockieren die Verfügbarkeit. Prüfen Sie auch den Zeithorizont: Zimun berücksichtigt die nächsten 14 Tage; weiter entfernte Termine beginnen zu blockieren, sobald sie in dieses Fenster rücken.
• Slots sind unerwartet verschwunden: Das ist das erwartete Verhalten. Ganztägige Termine blockieren den ganzen Tag, und mit Vorbehalt markierte Termine zählen als belegt. Verschieben oder löschen Sie den Termin in Outlook, oder entfernen Sie den Feed in Zimun, um den Import ganz zu beenden.
• Die Prüfung schlägt weiterhin fehl: Stellen Sie sicher, dass Sie den ICS-Link kopiert haben, nicht den HTML-Link, und dass die Kopie vollständig ist — die URL ist lang, und eine abgeschnittene Kopie lässt sich nicht abrufen.