Belegungszeiten aus jedem anderen Kalender importieren

Zimun kann die Belegungszeiten aus fast jedem Kalender lesen, der eine iCal-(ICS-)Adresse veröffentlicht — Nextcloud, Fastmail, Proton Calendar, ein selbst gehosteter Server und andere. Sie fügen die Adresse einmal ein; Zimun ruft sie alle 15 Minuten neu ab und importiert nur die Zeiten Ihrer Ereignisse — niemals Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer. Von da an schließt ein externer Termin die überlappenden Zimun-Slots genauso, wie es ein Zimun-Termin täte. Kund:innen sehen einfach weniger freie Slots; niemand sieht, warum.

Damit ist eine Richtung abgedeckt: Externe Termine blockieren Zimun. Für die Gegenrichtung — Ihre Zimun-Termine in Ihrer Kalender-App sehen — abonnieren Sie Ihren Zimun-Kalender-Feed unter Einstellungen → Kalender-Feed. Beide Links zusammen ergeben Sicht in beide Richtungen, ohne dass ein Konto verbunden wird.

1. Die ICS-Adresse Ihres Kalenders finden

Die genaue Bezeichnung unterscheidet sich je nach App, aber die Funktion steckt meist in den Freigabe- oder Exporteinstellungen des Kalenders, unter einem Namen wie:

• „Abonnement-Link“
• „iCal-Link“ oder „ICS-Link“
• „Kalenderexport-URL“

1. Öffnen Sie in Ihrer Kalender-App die Einstellungen des Kalenders, den Zimun lesen soll.
2. Suchen Sie im Freigabe- oder Exportbereich nach einer der oben genannten Bezeichnungen.
3. Kopieren Sie die Adresse. Sie kann mit https:// oder mit webcal:// beginnen — Zimun akzeptiert beides; fügen Sie eine webcal://-Adresse unverändert ein.

Zwei Dinge, die Sie dabei gleich prüfen sollten:

• Sie brauchen eine Adresse, keine Datei. Manche Apps bieten zusätzlich einen einmaligen .ics-Download an — das ist eine Momentaufnahme Ihres Kalenders, die Zimun nicht aktualisieren kann. Kopieren Sie den Link, nicht den Download.
• Bietet die App mehrere Linkformate an und Sie sind unsicher, welches der Feed ist, probieren Sie einfach eines aus: Die Prüfung im nächsten Schritt sagt Ihnen, ob es funktioniert hat.

2. Die Adresse in Zimun einfügen — und die Prüfung entscheiden lassen

1. Öffnen Sie in Zimun Einstellungen → Team und dort Ihren eigenen Mitgliedsdatensatz. Der Tab „Externer Kalender“ erscheint nur bei Ihrem eigenen Datensatz — niemand kann eine Adresse stellvertretend für Sie einfügen, und Sie können keine für ein anderes Teammitglied einfügen.
2. Fügen Sie die Adresse auf dem Tab „Externer Kalender“ in das Feld für die Kalenderadresse ein und speichern Sie.
3. Zimun ruft den Feed sofort einmal ab und antwortet mit „Gefundene Ereignisse in den nächsten 14 Tagen: N.“

Bei einem Anbieter, den die anderen Anleitungen nicht abdecken, ist diese Prüfung Ihr verlässlicher Maßstab. Sehen Sie die Meldung mit den gefundenen Ereignissen, ist die Adresse ein funktionierender Kalender-Feed, und Sie sind fertig. Die Zahl zählt die Ereignisse im 14-Tage-Fenster, das Zimun berücksichtigt — ein Wert von 0 ist kein Fehler, wenn Ihre nächsten zwei Wochen zufällig leer sind. Schlägt die Prüfung stattdessen fehl, benennt die Meldung das Problem, und nichts wird gespeichert: Gehen Sie zurück in Ihre Kalender-App und suchen Sie nach einem anderen Link (ein Seiten-Link oder ein Download-Link besteht die Prüfung nicht), und versuchen Sie es dann erneut.

Nach dem Verbinden zeigt der Tab die Adresse maskiert, einen Zeitstempel „Zuletzt aktualisiert“ und eine Schaltfläche „Entfernen“. „Entfernen“ beendet den Import und löscht jeden Belegungsblock, den der Feed angelegt hat.

3. Wie aktuell der Import ist

Zimun ruft den Feed alle 15 Minuten neu ab; „Zuletzt aktualisiert“ auf dem Tab „Externer Kalender“ zeigt den letzten Lauf. Wie schnell Ihr Anbieter den veröffentlichten Feed nach einer Kalenderänderung aktualisiert, liegt beim Anbieter — manche liefern aktuelle Daten, andere erzeugen die Datei mit Verzögerung neu. Wenn ein frisches Ereignis länger als 15 Minuten braucht, um Ihre Zimun-Slots zu blockieren, liegt die Wartezeit aufseiten des Anbieters.

4. Die Adresse geheim halten

Die ICS-Adresse Ihres Kalenders gewährt jedem, der sie kennt, vollen Lesezugriff auf diesen Kalender — behandeln Sie sie wie ein Passwort. Zimun speichert die Adresse verschlüsselt, zeigt sie nur maskiert an und übernimmt aus Ihrem Kalender ausschließlich belegte Zeiten: Beginn und Ende der Belegung, niemals Titel, Beschreibungen oder Teilnehmer. Termininhalte durchlaufen den Zimun-Server bei jedem Abruf nur flüchtig und werden nie gespeichert. Beim Entfernen des Feeds werden die Adresse und alle importierten Belegt-Zeiten gelöscht.

Die Einbindung eines Kalenders ist stets der eigene, freiwillige Schritt des jeweiligen Mitglieds: Ob und wie eine Organisation ihre Beschäftigten darum bittet — einschließlich einer etwaigen Beteiligung des Betriebsrats und sonstiger arbeitsrechtlicher Pflichten — liegt in der Verantwortung der Organisation als Arbeitgeberin, nicht bei Zimun.

Veröffentlichen Sie die Adresse nirgends, und senden Sie sie niemandem, dem Sie nicht auch Ihren Kalender geben würden. Wenn Sie glauben, dass die Adresse in fremde Hände geraten ist, widerrufen oder erneuern Sie den Link in den Freigabeeinstellungen Ihrer Kalender-App, damit die alte Adresse nicht mehr funktioniert, und fügen Sie dann die neue in Zimun ein.

5. Fehlerbehebung

• Der Tab „Externer Kalender“ meldet Handlungsbedarf: Der Feed antwortet nicht mehr. Die übliche Ursache ist, dass der Link in Ihrer Kalender-App widerrufen oder erneuert wurde. Besorgen Sie sich die aktuelle Adresse (Abschnitt 1) und fügen Sie sie erneut in Zimun ein. Der Hinweis erscheint erst nach ein paar Stunden fehlgeschlagener Abrufe; ein einzelner Netzwerkaussetzer löst ihn nicht aus.
• Ein Termin blockiert Ihre Slots nicht: Als „frei“ markierte Termine werden bewusst übersprungen — nur Belegungszeiten blockieren die Verfügbarkeit. Prüfen Sie auch den Zeithorizont: Zimun berücksichtigt die nächsten 14 Tage; weiter entfernte Termine beginnen zu blockieren, sobald sie in dieses Fenster rücken.
• Slots sind unerwartet verschwunden: Das ist das erwartete Verhalten. Ganztägige Ereignisse blockieren den ganzen Tag, und mit Vorbehalt markierte Ereignisse zählen als belegt. Verschieben oder löschen Sie das Ereignis in Ihrem Kalender, oder entfernen Sie den Feed in Zimun, um den Import ganz zu beenden.
• Die Prüfung schlägt bei jedem Link fehl, den Sie ausprobieren: Möglicherweise veröffentlicht Ihre App gar keinen abonnierbaren ICS-Feed — oder nur für eigene Kalender, nicht für mit Ihnen geteilte. Suchen Sie in der Dokumentation der App nach „iCal-Abonnement“ oder „Kalenderexport-URL“.