Zimun peut lire les plages occupées de votre calendrier Outlook et bloquer vos disponibilités en conséquence. Vous publiez le calendrier une seule fois et collez son lien ICS dans Zimun ; Zimun l’actualise toutes les 15 minutes et n’importe que les horaires de vos événements — jamais les titres, les descriptions ni les participants. Dès lors, une réunion dans votre calendrier Outlook ferme les créneaux Zimun qui la chevauchent, exactement comme le ferait un rendez-vous Zimun. Les clients voient simplement moins de créneaux disponibles ; personne ne voit pourquoi.
Ceci couvre un seul sens : les événements extérieurs bloquent Zimun. Pour l’autre sens — voir vos rendez-vous Zimun dans Outlook —, abonnez-vous à votre flux de calendrier Zimun depuis Paramètres → Flux de calendrier. Les deux liens réunis vous donnent une visibilité dans les deux sens, sans connecter aucun compte.
1. Publiez votre calendrier et copiez le lien ICS
- Ouvrez Outlook sur le web et connectez-vous.
- Ouvrez Paramètres, puis Calendrier.
- Choisissez « Calendriers partagés ».
- Sous « Publier un calendrier », sélectionnez le calendrier que Zimun doit lire et choisissez un niveau d’autorisation. Quel que soit le niveau retenu, Zimun ne conserve que les horaires de vos événements.
- Cliquez sur Publier.
- Outlook affiche les liens publiés. Copiez le lien ICS — une URL qui commence par https://outlook.office365.com/owa/calendar/ et se termine par calendar.ics.
2. Collez le lien dans Zimun
- Dans Zimun, ouvrez Paramètres → Équipe et ouvrez votre propre fiche. L’onglet Calendrier externe n’apparaît que sur votre propre fiche — personne ne peut coller un lien à votre place, et vous ne pouvez pas en coller un pour un collègue.
- Dans l’onglet Calendrier externe, collez le lien dans le champ d’adresse du calendrier et enregistrez.
- Zimun récupère le flux une première fois, immédiatement, et répond « Événements trouvés dans les 14 prochains jours : N. »
Ce message est votre confirmation : le lien fonctionne et Zimun a pu lire le calendrier. Le nombre correspond aux événements de la fenêtre de 14 jours que Zimun surveille — un total de 0 n’est pas une erreur si vos deux prochaines semaines sont simplement vides. Si la vérification échoue, le message indique le problème et rien n’est enregistré ; corrigez le lien et réessayez.
Une fois la connexion établie, l’onglet affiche le lien masqué, un horodatage « Dernière actualisation » et un bouton Supprimer. Supprimer arrête l’import et efface tous les blocs d’occupation créés par le flux.
3. Fraîcheur de l’import — une mise en garde honnête
Zimun actualise le flux toutes les 15 minutes ; « Dernière actualisation », dans l’onglet Calendrier externe, indique la dernière exécution. Mais avec Outlook, il existe un second délai à connaître, et il se situe côté Microsoft : Microsoft régénère les fichiers de calendrier publiés avec un décalage, si bien qu’une modification de votre calendrier met généralement quelques heures à apparaître dans le fichier publié. L’actualisation de Zimun toutes les 15 minutes s’y ajoute. Prévoyez-le : une réunion acceptée ce matin bloquera vos créneaux Zimun de façon fiable, mais une réunion ajoutée il y a quelques minutes peut ne pas encore les bloquer. Si un nouvel engagement doit fermer un créneau immédiatement, ne comptez pas sur le flux publié pour le transmettre à temps.
4. Gardez le lien privé
L’adresse ICS de votre calendrier donne à quiconque la détient un accès complet en lecture à ce calendrier — traitez-la comme un mot de passe. Zimun stocke l’adresse chiffrée, ne l’affiche que sous forme masquée et ne conserve de votre calendrier que les plages occupées : le début et la fin des créneaux occupés, jamais les titres, les descriptions ni les participants. Le contenu des événements ne transite par le serveur de Zimun que de façon éphémère lors de chaque actualisation et n’est jamais stocké. Supprimer le flux efface l’adresse et chaque créneau occupé importé.
Connecter un calendrier reste toujours la démarche volontaire de chaque membre : décider si et comment une organisation le demande à son personnel — y compris l’éventuelle consultation de la représentation du personnel ou d’autres obligations du droit du travail — relève de la responsabilité de l’organisation en tant qu’employeur, pas de celle de Zimun.
Ne diffusez pas le lien et ne l’envoyez à personne à qui vous ne confieriez pas votre calendrier. Si vous pensez que le lien a fuité, annulez la publication du calendrier sur le même écran « Calendriers partagés » (l’ancien lien cesse de fonctionner), publiez-le de nouveau et collez le nouveau lien dans Zimun.
5. Dépannage
- L’onglet Calendrier externe affiche un état d’alerte : le flux ne répond plus. La cause habituelle est l’annulation de la publication du calendrier dans Outlook. Publiez-le de nouveau (section 1) et collez le nouveau lien dans Zimun. Cet état n’apparaît qu’après quelques heures de tentatives d’actualisation infructueuses ; un simple incident réseau ne le déclenchera donc pas.
- Une modification récente ne bloque pas encore vos créneaux : voir la section 3 — le fichier publié par Microsoft peut avoir jusqu’à quelques heures de retard sur votre calendrier. Revérifiez plus tard avant de conclure que le flux est défaillant.
- Un événement ne bloque pas du tout vos créneaux : les événements marqués « disponible » sont ignorés à dessein — seules les plages occupées bloquent les disponibilités. Vérifiez aussi l’horizon : Zimun surveille les 14 prochains jours ; les événements plus lointains commencent à bloquer lorsqu’ils entrent dans cette fenêtre.
- Des créneaux ont disparu de façon inattendue : c’est le comportement attendu de la fonctionnalité. Les événements sur une journée entière bloquent toute la journée, et les événements provisoires comptent comme occupés. Déplacez ou supprimez l’événement dans Outlook, ou supprimez le flux dans Zimun pour arrêter complètement l’import.
- La vérification échoue systématiquement : assurez-vous d’avoir copié le lien ICS, pas le lien HTML, et que la copie est complète — l’URL est longue, et une copie tronquée ne fonctionnera pas.