SMS-Erinnerungen senden 24 Stunden vor dem Termin eine Textnachricht an jede Kundin und jeden Kunden. Kund:innen willigen während der Buchung ein, indem sie ihre Telefonnummer eingeben; ohne Einwilligung wird nie eine SMS gesendet und keine Telefonnummer gespeichert. Die Funktion ist in den Tarifen Pro und Advanced verfügbar.
Setzen Sie SMS-Erinnerungen ein, wenn No-Shows Sie spürbar Zeit kosten — Textnachrichten werden schneller gesehen als E-Mails. Sie laufen parallel zu den bestehenden Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails; SMS ersetzt E-Mail nicht, sondern ergänzt sie um einen zweiten Kanal für Kund:innen, die eingewilligt haben.
1. Den Organisationsschalter aktivieren
Öffnen Sie Einstellungen → Organisation → Präferenzen. Aktivieren Sie als Inhaber:in „SMS-Erinnerungen senden". Bis dahin erscheint die Telefon-Einwilligung nicht auf der Buchungsseite und es wird keine SMS gesendet.
Wird der Schalter wieder deaktiviert, werden keine neuen Einwilligungen mehr erfasst; bereits eingewilligte Telefonnummern bleiben an ihren Terminen erhalten, aber es werden keine neuen Erinnerungen mehr versendet.
2. Was Kund:innen sehen
Im Buchungsformular sehen Kund:innen unter Name und E-Mail ein Kontrollkästchen „SMS-Erinnerungen erhalten" und ein Telefonnummernfeld. Das Telefonfeld bleibt deaktiviert, bis das Kästchen aktiviert wird — das ist der Schritt der ausdrücklichen Einwilligung.
Willigen Kund:innen nicht ein, bleibt das Telefonnummernfeld leer und deaktiviert. Die Buchung läuft trotzdem normal durch; es wird keine SMS gesendet und keine Telefonnummer gespeichert.
3. Wann die Erinnerung verschickt wird
Ein Hintergrundjob prüft alle 15 Minuten die Termine und sendet jeder Kundin und jedem Kunden mit erteilter Einwilligung 24 Stunden vor dem Termin eine Erinnerung. Buchungen, die weniger als 24 Stunden im Voraus erfolgen, erhalten keine SMS-Erinnerung — das Cron-Fenster ist dann bereits verstrichen.
Jeder Termin erhält höchstens eine SMS-Erinnerung. Schlägt die Zustellung fehl (Netzausfall, ungültige Nummer), wiederholt das System den Versand nicht — Kund:innen greifen dann auf die E-Mail-Erinnerung zurück.
4. Was in der Nachricht steht
Die Nachricht wird in der Spracheinstellung der Kundin oder des Kunden ausgegeben und lautet:
Erinnerung von {org}: {service} ist morgen um {time}. Wenn Sie etwas ändern müssen, nutzen Sie den Link in Ihrer Bestätigungs-E-Mail.
Die SMS selbst enthält keinen Verwaltungslink — damit die Nachricht kurz bleibt und nicht in Filtern von Mobilfunkanbietern für gekürzte Links hängen bleibt. Wenn Kund:innen umbuchen oder stornieren möchten, tippen sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail, die sie bei der Buchung erhalten haben.
5. Kund:innen können es sich anders überlegen
Beim Umbuchen sehen Kund:innen dieselbe SMS-Einwilligung. Sie können ihre Telefonnummer aktualisieren, unverändert lassen oder das Einwilligungs-Häkchen entfernen. Wird das Häkchen entfernt, wird die Telefonnummer aus dem Termin gelöscht.
6. Datenschutz und Speicherung
- Telefonnummern werden nur gespeichert, wenn Kund:innen ausdrücklich einwilligen. Ohne zugehörigen Einwilligungszeitstempel gelangt keine Telefonnummer zu Zimun.
- Die Telefonnummer liegt auf der privaten Seite des Termindatensatzes, neben der Kontakt-E-Mail — nicht auf der öffentlichen Terminoberfläche.
- Telefonnummern werden nicht über die öffentliche Standard-Buchungs-API offengelegt.
- Mit dem Widerruf der Einwilligung wird die Telefonnummer aus dem Termindatensatz gelöscht.
7. Tarifvoraussetzung
SMS-Erinnerungen sind in den Tarifen Pro und Advanced verfügbar. In Free ist die Präferenz „SMS-Erinnerungen senden" ausgeblendet und die Einwilligung auf der Buchungsseite erscheint nicht.
Ein Downgrade auf Free deaktiviert den künftigen SMS-Versand, ohne dass bereits gespeicherte Kundendaten verloren gehen. Wenn Sie später erneut upgraden, werden Erinnerungen für alle Termine wieder aufgenommen, die noch eine in der Zukunft liegende Startzeit und eine Telefonnummer mit Einwilligung haben.
8. Zusammenfassung
Aktivieren Sie die Organisationspräferenz, lassen Sie jede Kundin und jeden Kunden bei der Buchung per Kontrollkästchen einwilligen, und Zimun sendet die Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin. Die Einwilligung ist ausdrücklich, die Nachricht ist lokalisiert, und Kund:innen buchen über den Link in der ursprünglichen Bestätigungs-E-Mail um oder stornieren darüber.