Verbinden Sie einen persönlichen Google- oder Microsoft-Kalender, damit Ihre Zimun-Termine dort automatisch erscheinen und Ihre externen Belegungszeiten die Zimun-Verfügbarkeit blockieren. Die Verbindung gilt pro Teammitglied: Jede Person verknüpft ihren eigenen Kalender; niemand verbindet stellvertretend für andere. Die Funktion ist in den Tarifen Pro und Advanced verfügbar, und der oder die Organisationsinhaber:in muss sie für die gesamte Organisation aktivieren, bevor ein Mitglied verbinden kann.
Nutzen Sie die externe Kalendersynchronisierung, wenn Mitarbeitende einen anderen führenden Kalender pflegen — etwa Klinik-Outlook oder privates Google — und sich Doppelbuchungen eingeschlichen haben, weil Zimun von diesen anderen Belegungszeiten nichts wusste. Eine einmalige Verbindung schließt die Lücke: Zimun-Termine werden nach außen in den gewählten Kalender übertragen, und externe Belegungsereignisse werden nach innen gezogen, um die buchbaren Zeitfenster dieses Mitglieds zu reduzieren.
1. Den Organisationsschalter aktivieren (Inhaber:in)
Öffnen Sie Einstellungen → Organisation → Einstellungen. Aktivieren Sie als Inhaber:in Externe Kalendersynchronisierung aktivieren. Bis Sie das tun, erscheint der Tab „Externer Kalender" auf keiner Bearbeitungsseite eines Teammitglieds, keine eingehende Belegungszeit beeinflusst die Verfügbarkeit, und kein ausgehender Export wird ausgeführt.
Wird der Schalter wieder deaktiviert, pausiert die Synchronisierung für jedes verbundene Mitglied, ohne die gespeicherten Tokens zu löschen. Schalten Sie ihn wieder ein, werden gültige Verbindungen fortgesetzt; bei abgelaufenen Verbindungen wird dem jeweiligen Mitglied ein Hinweis zum erneuten Verbinden angezeigt.
2. Eigenen Kalender verbinden (Mitglied)
Öffnen Sie Einstellungen → Team und suchen Sie Ihre eigene Mitgliedskarte. Öffnen Sie Bearbeiten. Neben Profil / Services / Zeitplan erscheint ein neuer Tab „Externer Kalender“. Wählen Sie den Anbieter (Google Calendar oder Microsoft Outlook) und folgen Sie dem Einwilligungsdialog.
Nach der Einwilligung kehren Sie auf denselben Tab zurück und sehen eine Bestätigungsleiste mit Anbieter, gewähltem Kalender und Zeitstempeln „Letzte Synchronisierung“. Die Verbindungs-Chips werden durch eine Schaltfläche „Trennen“ ersetzt. Bietet der Anbieter mehrere Kalender an, wird standardmäßig Ihr Hauptkalender verbunden.
Inhaber:innen und Administrator:innen können nicht stellvertretend für ein anderes Mitglied verbinden. Der Tab „Externer Kalender“ erscheint nur, wenn Sie Ihren eigenen Mitgliedsdatensatz bearbeiten — bearbeitet jemand anderes Ihren Datensatz, werden nur die übrigen drei Tabs angezeigt.
3. Was exportiert wird (Zimun → extern)
Jeder Ihnen zugewiesene Zimun-Termin wird als reguläres Ereignis in den verbundenen Kalender exportiert. Anlegen, Umbuchen und Stornieren werden innerhalb der üblichen Synchronisationsverzögerung übertragen: meist innerhalb weniger Sekunden, länger, wenn der Anbieter eine Ratenbegrenzung anwendet.
Nur Termine, die in Zimun als belegt gelten, werden exportiert. Stornierte Termine werden auf der externen Seite entfernt (oder entsprechend gekennzeichnet). Statusänderungen, die den Zeitpunkt nicht verschieben — Anwesenheit markieren, Beginn, Ende —, schreiben das externe Ereignis in dieser Version nicht neu.
4. Was importiert wird (extern → Zimun)
Ein Hintergrund-Synchronisationsjob (derselbe Cron, der für jede verbundene Organisation läuft) liest Ihren externen Kalender in einem gleitenden Zeitfenster und speichert jedes nicht als „frei“ markierte Ereignis als Belegungsblock auf Ihrem Zimun-Mitgliedsdatensatz. Die öffentliche Buchung, die API, der Chat-Agent und der Bedienkalender berücksichtigen diese Belegungsblöcke neben den Zimun-Terminen bei der Berechnung der Verfügbarkeit.
Importierte Belegungsblöcke wirken nur auf Sie. Ein privates Mittagessen in Ihrem Google Calendar reduziert ausschließlich Ihre eigenen Zeitfenster; Kolleg:innen, die denselben Service anbieten, werden dadurch nicht blockiert. Abgelehnte Einladungen und als „frei“ markierte Ereignisse werden übersprungen.
5. Wie externe Belegungszeiten im Kalender erscheinen
In der Bedienansicht des Kalenders werden externe Belegungsblöcke als gestreifter Hintergrundstreifen mit der Bezeichnung „Extern belegt“ dargestellt. Inhaber:innen und Administrator:innen sehen sie für jedes Mitglied im Bereich ihres Standorts; Sie selbst sehen Ihre eigenen Blöcke in Ihrer eigenen Ansicht. Der Block ist nicht buchbar, verhält sich jedoch nicht wie ein Zimun-Termin — Sie können ihn nicht anklicken, ihn nicht aus Zimun heraus umbuchen und seinen Inhalt nicht ändern.
Kund:innen, die öffentlich buchen, sehen nichts vom externen Kalender als Quelle — sie sehen lediglich weniger verfügbare Zeitfenster, wenn Sie extern belegt sind, genauso wie bei einem Zimun-Termin in Ihrem Kalender.
6. Trennen und erneut verbinden
Verwenden Sie die Schaltfläche „Trennen“ auf dem Tab „Externer Kalender“, um künftige Synchronisierungen zu stoppen. Künftige Zimun-Termine werden nicht mehr exportiert, und externe Belegungszeiten werden nicht mehr importiert. Bereits exportierte historische Ereignisse bleiben in Ihrem externen Kalender erhalten; sie werden nicht rückwirkend gelöscht.
Wenn Ihr OAuth-Token abläuft (Google und Microsoft rotieren Tokens planmäßig), zeigt der Tab den Hinweis „Erneut verbinden, um die Synchronisierung fortzusetzen“. Verbinden Sie sich mit demselben Anbieter erneut — die bestehende Ereigniszuordnung bleibt erhalten, sodass nach dem erneuten Verbinden keine doppelten Kalendereinträge entstehen.
7. Fehlerbehebung
- Die Connect-Schaltflächen fehlen auf Ihrer Team-Bearbeitungsseite: entweder ist der Organisations-Schalter aus (fragen Sie den/die Inhaber:in), Ihr Tarif enthält die externe Kalendersynchronisierung nicht (Free-Tarif), oder Sie bearbeiten den Datensatz einer anderen Person (öffnen Sie Ihren eigenen).
- Ein Zimun-Termin ist nicht in Ihrem externen Kalender erschienen: Aktualisieren Sie die externe Kalender-App — die Synchronisierung läuft im Hintergrund, ein sofortiges Erscheinen ist nicht garantiert. Erscheint der Termin auch nach mehreren Minuten nicht, prüfen Sie „Letzte ausgehende Synchronisierung“ im Tab auf den Zeitstempel des letzten Versuchs und etwaige Fehlermeldungen.
- Verfügbare Zeitfenster sind nach dem Verbinden verschwunden: Das ist das erwartete Verhalten — Belegungszeiten aus Ihrem externen Kalender blockieren nun Zimun-Slots. Verschieben oder löschen Sie das externe Ereignis, um das Zeitfenster wieder freizugeben, oder verwenden Sie die Schaltfläche „Trennen“, um den Import zu beenden.
- Kund:innen finden Ihre frühere Verfügbarkeit nicht mehr: Externe Belegungsblöcke wirken auf jeden Buchungskanal (öffentliche Seite, API, Chat-Agent). Prüfen Sie Ihren externen Kalender auf private Ereignisse, die sich mit dem von der Kundin oder dem Kunden gewünschten Zeitpunkt überschneiden.
8. Tarifvoraussetzung
Die externe Kalendersynchronisierung ist in den Tarifen Pro und Advanced verfügbar. Im Free-Tarif ist die Organisationspräferenz ausgeblendet, und kein Mitglied sieht den Tab „Externer Kalender“.
Ein Downgrade auf Free pausiert das Laufzeitverhalten, ohne gespeicherte Verbindungen zu verlieren: Die Synchronisierung stoppt, externe Belegungszeiten beeinflussen die Verfügbarkeit nicht mehr, und kein Mitglied sieht den Tab. Wenn Sie später erneut upgraden und die Verbindungs-Tokens noch gültig sind, läuft die Synchronisierung weiter; andernfalls verbinden sich Mitglieder vom Tab aus erneut.
9. Zusammenfassung
Die Inhaberin oder der Inhaber aktiviert den Organisationsschalter. Jedes Mitglied öffnet seine eigene Team-Bearbeitungsseite, klickt auf den Tab „Externer Kalender“ und verbindet einmalig Google oder Microsoft. Ab diesem Zeitpunkt werden Zimun-Termine in den Kalender exportiert und externe Belegungszeiten reduzieren die Zimun-Verfügbarkeit. Die Verbindung wird über denselben Tab wieder getrennt. Die Funktion erfordert Pro oder Advanced; im Free-Tarif ist alles ausgeblendet.