Collega un calendario personale Google o Microsoft per far apparire lì automaticamente i tuoi appuntamenti Zimun e per far sì che le tue fasce occupate esterne blocchino la disponibilità su Zimun. La connessione è per singolo membro del team: ognuno collega il proprio calendario; nessuno si collega per conto di altri. La funzionalità è disponibile nei piani Pro e Advanced, e il titolare dell’organizzazione la attiva per tutta l’org prima che qualsiasi membro possa collegarsi.
Usa la sincronizzazione con calendario esterno quando lo staff tiene un altro calendario ufficiale — Outlook della clinica, Google personale — e si sono insinuate doppie prenotazioni perché Zimun non era a conoscenza di quelle altre fasce occupate. Una sola connessione colma il divario: gli appuntamenti Zimun vengono spinti verso il calendario scelto e gli eventi occupati esterni vengono importati per ridurre gli slot prenotabili di quel membro.
1. Attiva l’interruttore dell’organizzazione (titolare)
Apri Impostazioni → Organizzazione → Preferenze. Come proprietario, attiva Abilita la sincronizzazione del calendario esterno. Finché non lo fai, la scheda Calendario esterno non compare nella pagina di modifica di nessun membro del team, nessun blocco di occupazione in entrata influisce sulla disponibilità e nessuna esportazione in uscita viene eseguita.
Disattivare di nuovo l’interruttore mette in pausa la sincronizzazione per ogni membro collegato senza eliminare i token salvati. Se la riattivi, le connessioni valide riprendono; quelle scadute mostrano un messaggio di riconnessione a quel membro.
2. Collega il tuo calendario (membro)
Apri Impostazioni → Team e trova la tua scheda membro. Apri Modifica. Compare una nuova scheda «Calendario esterno» accanto a Profilo / Servizi / Orario. Scegli il provider (Google Calendar o Microsoft Outlook) e segui la schermata di consenso.
Dopo il consenso, torni sulla stessa scheda con una striscia di conferma che mostra il provider, il calendario scelto e i timestamp di «Ultima sincronizzazione». I chip di connessione vengono sostituiti da un pulsante Disconnetti. Se il provider espone più calendari, la connessione usa per impostazione predefinita il tuo calendario principale.
Titolari e amministratori non possono collegarsi per conto di un altro membro. La scheda Calendario esterno compare solo quando stai modificando la tua scheda membro — chiunque altro modifichi la tua scheda vede solo le altre tre schede.
3. Cosa viene esportato (Zimun → esterno)
Ogni appuntamento Zimun assegnato a te viene esportato nel calendario collegato come evento normale. Creazione, riprogrammazione e annullamento si propagano entro un normale ritardo di sincronizzazione: pochi secondi nei casi comuni, di più se il provider sta applicando limiti di frequenza.
Vengono esportati solo gli appuntamenti che contano come occupati in Zimun. Gli appuntamenti annullati vengono rimossi (o contrassegnati come tali) sul lato esterno. I cambi di stato che non spostano l’orario — registrazione della presenza, avvio, conclusione — non riscrivono l’evento esterno in questa release.
4. Cosa viene importato (esterno → Zimun)
Un processo di sincronizzazione in background (lo stesso cron che parte per ogni organizzazione collegata) legge il tuo calendario esterno su una finestra mobile e salva ogni evento non libero come blocco occupato sulla tua scheda membro Zimun. La prenotazione pubblica, l’API, l’agente chat e l’agenda operatore consultano tutti questi blocchi occupati insieme agli appuntamenti Zimun quando calcolano la disponibilità.
I blocchi occupati importati riguardano solo te. Un pranzo personale nel tuo Google Calendar riduce i tuoi slot; non blocca i colleghi sullo stesso servizio. Gli inviti rifiutati e gli eventi contrassegnati come liberi vengono saltati.
5. Come l’occupato esterno compare nell’agenda
Nella vista agenda operatore, i blocchi occupati esterni appaiono come una fascia di sfondo a righe con l’etichetta «Occupato esterno». Titolari e amministratori li vedono per qualsiasi membro nel loro ambito di sede; tu vedi i tuoi blocchi nella tua vista. Il blocco non è prenotabile ma non si comporta come un appuntamento Zimun — non puoi cliccarlo, riprogrammarlo da dentro Zimun né modificarne il contenuto.
I clienti che prenotano pubblicamente non vedono nulla riguardo alla fonte del calendario esterno — vedono semplicemente meno slot disponibili quando sei esternamente occupato, esattamente come accadrebbe per un appuntamento Zimun sul tuo calendario.
6. Disconnessione e riconnessione
Usa il pulsante Disconnetti nella scheda Calendario esterno per fermare la sincronizzazione futura. I futuri appuntamenti Zimun smettono di essere esportati e l’occupato esterno smette di essere importato. Gli eventi storici già esportati restano nel tuo calendario esterno; non vengono eliminati retroattivamente.
Se il tuo token OAuth scade (sia Google sia Microsoft ruotano i token periodicamente), la scheda mostra il messaggio «Riconnetti per riprendere la sincronizzazione». Riconnettiti con lo stesso provider — la mappatura degli eventi esistenti viene mantenuta, così non vedi voci duplicate nel calendario dopo la riconnessione.
7. Risoluzione dei problemi
- I pulsanti di Connetti non compaiono nella pagina di modifica del tuo membro del team: o l’interruttore dell’organizzazione è disattivato (chiedilo al proprietario), o il tuo piano non include la sincronizzazione del calendario esterno (piano Free), o stai modificando il record di qualcun altro (apri il tuo).
- Un appuntamento Zimun non è apparso nel tuo calendario esterno: aggiorna l’app del calendario esterno — la sincronizzazione gira in background; la comparsa immediata non è garantita. Se dopo diversi minuti non compare ancora, controlla «Ultima sincronizzazione in uscita» nella scheda per il timestamp dell’ultimo tentativo ed eventuali messaggi di errore.
- Gli slot disponibili sono spariti dopo la connessione: è il comportamento previsto — le fasce occupate del tuo calendario esterno ora bloccano gli slot Zimun. Sposta o elimina l’evento esterno per riaprire lo slot, oppure usa il pulsante Disconnetti per fermare le importazioni.
- Il cliente dice di non trovare più la tua disponibilità precedente: i blocchi occupati esterni incidono su ogni canale di prenotazione (pagina pubblica, API, agente chat). Controlla nel tuo calendario esterno se ci sono eventi personali che si sovrappongono all’orario richiesto dal cliente.
8. Requisiti di piano
La sincronizzazione con calendario esterno è disponibile nei piani Pro e Advanced. Nel piano Free, la preferenza dell’organizzazione è nascosta e nessun membro vede la scheda Calendario esterno.
Il passaggio al piano Free mette in pausa il comportamento a runtime senza perdere le connessioni salvate: la sincronizzazione si ferma, l’occupato esterno non influisce più sulla disponibilità, nessun membro vede la scheda. Se torni a un piano superiore e i token di connessione sono ancora validi, la sincronizzazione riprende; altrimenti i membri si ricollegano dalla scheda.
9. Riepilogo
Il titolare attiva l’interruttore dell’organizzazione. Ogni membro apre la propria pagina di modifica nel team, clicca la scheda Calendario esterno e collega Google o Microsoft una volta. Da quel momento gli appuntamenti Zimun vengono esportati nel loro calendario e l’occupato esterno riduce la disponibilità Zimun. Disconnetti dalla stessa scheda per fermarti. La funzionalità richiede Pro o Advanced; Free nasconde tutto.