Connectez un calendrier Google ou Microsoft personnel pour que vos rendez-vous Zimun y apparaissent automatiquement et que vos plages occupées externes bloquent vos disponibilités Zimun. La connexion est propre à chaque membre de l’équipe : chacun relie son propre calendrier ; personne ne se connecte au nom d’une autre personne. La fonctionnalité est disponible avec les forfaits Pro et Advanced, et le propriétaire de l’organisation l’active pour toute l’organisation avant qu’un membre puisse se connecter.
Utilisez la synchronisation du calendrier externe lorsque le personnel tient un autre calendrier de référence — Outlook de la clinique, Google personnel — et que des doubles réservations se sont glissées parce que Zimun ignorait cet autre temps occupé. Une seule connexion comble l’écart : les rendez-vous Zimun sont poussés vers le calendrier choisi, et les événements occupés externes sont tirés vers l’intérieur pour réduire les créneaux réservables de ce membre.
1. Activez le sélecteur de l’organisation (propriétaire)
Ouvrez Paramètres → Organisation → Préférences. En tant que propriétaire, activez Activer la synchronisation du calendrier externe. Tant que vous ne l’avez pas fait, l’onglet Calendrier externe n’apparaît sur la page d’édition d’aucun membre de l’équipe, aucune importation d’occupation entrante n’affecte la disponibilité et aucun export sortant n’est exécuté.
Désactiver à nouveau le sélecteur met en pause la synchronisation pour chaque membre connecté sans supprimer ses jetons enregistrés. Si vous le réactivez, les connexions valides reprennent ; les connexions expirées affichent un message de reconnexion à ce membre.
2. Connectez votre propre calendrier (membre)
Ouvrez Paramètres → Équipe et trouvez votre propre fiche de membre. Ouvrez Modifier. Un nouvel onglet « Calendrier externe » apparaît à côté de Profil / Services / Planning. Choisissez le fournisseur (Google Calendar ou Microsoft Outlook) et suivez l’écran de consentement.
Après le consentement, vous revenez sur le même onglet avec un bandeau de confirmation indiquant le fournisseur, le calendrier choisi et les horodatages « Dernière synchronisation ». Les puces de connexion sont remplacées par un bouton Déconnecter. Si le fournisseur expose plusieurs calendriers, la connexion utilise par défaut votre calendrier principal.
Les propriétaires et les administrateurs ne peuvent pas se connecter à la place d’un autre membre. L’onglet Calendrier externe n’apparaît que lorsque vous modifiez votre propre fiche de membre — toute autre personne qui modifie votre fiche ne voit que les trois autres onglets.
3. Ce qui est exporté (Zimun → externe)
Chaque rendez-vous Zimun qui vous est attribué est exporté vers le calendrier connecté en tant qu’événement classique. La création, la reprogrammation et l’annulation se propagent avec un délai de synchronisation normal : quelques secondes dans le cas courant, plus long si le fournisseur applique une limitation de débit.
Seuls les rendez-vous comptés comme occupés dans Zimun sont exportés. Les rendez-vous annulés sont supprimés (ou marqués comme tels) côté externe. Les changements de statut qui ne déplacent pas l’horaire — marquer la présence, démarrer, terminer — ne réécrivent pas l’événement externe dans cette version.
4. Ce qui est importé (externe → Zimun)
Une tâche de synchronisation en arrière-plan (le même cron qui se déclenche pour chaque organisation connectée) lit votre calendrier externe sur une fenêtre glissante et enregistre chaque événement non libre comme un bloc d’occupation sur votre fiche de membre Zimun. La réservation publique, l’API, l’agent de chat et le planning opérateur consultent tous ces blocs d’occupation aux côtés des rendez-vous Zimun lors du calcul de la disponibilité.
Les blocs d’occupation importés ne vous concernent que vous. Un déjeuner personnel inscrit dans votre Google Calendar réduit vos propres créneaux ; il ne bloque pas vos collègues sur le même service. Les invitations refusées et les événements marqués comme libres sont ignorés.
5. Comment l’occupation externe apparaît sur le planning
Dans la vue planning de l’opérateur, les blocs d’occupation externes s’affichent sous forme de bande de fond rayée avec l’étiquette « Occupé externe ». Les propriétaires et les administrateurs les voient pour tout membre relevant de leur périmètre d’établissement ; vous voyez vos propres blocs sur votre propre vue. Le bloc n’est pas réservable mais il ne se comporte pas comme un rendez-vous Zimun — vous ne pouvez pas cliquer dessus, le reprogrammer depuis Zimun, ni en modifier le contenu.
Les clients qui réservent publiquement ne voient rien de la source du calendrier externe — ils voient simplement moins de créneaux disponibles lorsque vous êtes occupé en externe, exactement comme pour un rendez-vous Zimun déjà inscrit à votre agenda.
6. Déconnecter et reconnecter
Utilisez le bouton Déconnecter de l’onglet Calendrier externe pour arrêter la synchronisation à venir. Les futurs rendez-vous Zimun cessent d’être exportés et l’occupation externe cesse d’être importée. Les événements exportés par le passé restent dans votre calendrier externe ; ils ne sont pas supprimés rétroactivement.
Si votre jeton OAuth expire (Google et Microsoft font tourner les jetons selon un calendrier régulier), l’onglet affiche un message « Reconnectez-vous pour reprendre la synchronisation ». Reconnectez-vous avec le même fournisseur — la correspondance des événements existante est conservée afin que vous ne voyiez pas d’entrées en double dans votre calendrier après la reconnexion.
7. Dépannage
- Les boutons de connexion sont absents de votre page d’édition d’équipe : soit l’interrupteur de l’organisation est désactivé (demandez au propriétaire), soit votre plan n’inclut pas la synchronisation de calendrier externe (plan Free), soit vous modifiez la fiche de quelqu’un d’autre (ouvrez la vôtre).
- Un rendez-vous Zimun n’est pas apparu dans votre calendrier externe : rafraîchissez l’application de calendrier externe — la synchronisation s’exécute en arrière-plan ; un affichage immédiat n’est pas garanti. S’il n’apparaît toujours pas après plusieurs minutes, consultez « Dernière synchronisation sortante » sur l’onglet pour connaître l’horodatage de la dernière tentative et tout message d’erreur.
- Des créneaux disponibles ont disparu après la connexion : c’est le comportement attendu — les plages occupées de votre calendrier externe bloquent désormais les créneaux Zimun. Déplacez ou supprimez l’événement externe pour rouvrir le créneau, ou cliquez sur le bouton Déconnecter pour arrêter les importations.
- Un client indique ne pas retrouver vos disponibilités antérieures : les blocs d’occupation externes affectent toutes les surfaces de réservation (page publique, API, agent de chat). Vérifiez votre calendrier externe pour des événements personnels chevauchant l’horaire souhaité par le client.
8. Forfait requis
La synchronisation du calendrier externe est disponible avec les forfaits Pro et Advanced. Sur Free, la préférence d’organisation est masquée et aucun membre ne voit l’onglet Calendrier externe.
Repasser au forfait Free met en pause le comportement d’exécution sans perdre les connexions enregistrées : la synchronisation s’arrête, l’occupation externe n’affecte plus la disponibilité, plus aucun membre ne voit l’onglet. Si vous repassez à un forfait supérieur plus tard et que les jetons de connexion sont toujours valides, la synchronisation reprend ; sinon, les membres se reconnectent depuis l’onglet.
9. Résumé
Le propriétaire active le sélecteur de l’organisation. Chaque membre ouvre sa propre page de modification d’équipe, clique sur l’onglet Calendrier externe et se connecte une fois à Google ou Microsoft. À partir de ce moment, les rendez-vous Zimun sont exportés vers son calendrier et l’occupation externe réduit les disponibilités Zimun. Déconnectez-vous depuis le même onglet pour arrêter. La fonctionnalité requiert Pro ou Advanced ; Free masque tout.