Les rendez-vous récurrents permettent au client de réserver une série régulière — thérapie hebdomadaire, bilan mensuel, toilettage toutes les deux semaines — en une seule fois. Le client choisit la première date lors de la réservation habituelle, opte pour une cadence, et le système crée automatiquement les occurrences à venir. Le client peut ensuite mettre en pause, reprendre ou annuler la série depuis le même lien dans l’e-mail.
1. Activer la récurrence sur un service
Ouvrez Paramètres → Services. Sur le service souhaité, activez « Autoriser les rendez-vous récurrents ». Les clients qui réservent ce service verront l’option récurrente ; sur les services où elle est désactivée, le parcours de réservation reste inchangé.
N’activez cette option que sur les services qui tirent réellement parti d’une série — une consultation ponctuelle ou une visite d’essai est généralement plus claire sans.
2. Comment le client réserve une série
- Le client choisit le service, le jour et l’heure comme d’habitude.
- Sur le formulaire de réservation, le client coche « Rendre ce rendez-vous récurrent » et choisit une cadence : chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois.
- Le premier rendez-vous est créé immédiatement, et les occurrences suivantes sont planifiées automatiquement pour le même jour de la semaine et la même heure locale.
- L’e-mail de confirmation indique la cadence et les prochaines dates à venir.
L’heure locale est respectée lors des changements d’heure d’été. Un rendez-vous hebdomadaire à 10:00 reste à 10:00 heure locale, même quand les horloges changent.
3. Le système remplit automatiquement la série
Vous n’avez rien à maintenir manuellement. Les occurrences futures sont ajoutées automatiquement sur un horizon glissant — environ les huit prochaines semaines de cadence, actualisées en arrière-plan. Lorsqu’une occurrence est passée, la suivante, plus éloignée, est ajoutée.
Avant de créer chaque occurrence future, Zimun vérifie les mêmes règles de conflit qu’une réservation normale : disponibilité du personnel, ressources requises, jours fériés. Si un créneau futur n’est plus libre, la série est mise en pause pour vérification (voir la section 6) et les rendez-vous déjà planifiés restent inchangés.
4. Les clients gèrent la série eux-mêmes
Le lien de gestion dans l’e-mail de confirmation du client ouvre une page proposant trois actions sur la série :
- Pause : Cesser de créer de nouvelles occurrences. Les rendez-vous déjà inscrits au calendrier restent planifiés.
- Reprendre : Relancer la génération automatique des occurrences à partir d’aujourd’hui.
- Annuler les futurs rendez-vous : Annulez toutes les occurrences à venir en un clic. Les rendez-vous passés ne sont pas touchés.
Un client qui souhaite simplement sauter une occurrence peut reprogrammer ou annuler ce seul rendez-vous — le rythme de la série se poursuit pour les suivants.
5. Modifier un rendez-vous ne modifie pas la série
Si un client reprogramme une occurrence sur un autre jour, seule cette occurrence est déplacée ; la série se poursuit à sa cadence d’origine. Le rendez-vous déplacé est marqué comme « détaché » afin que vous voyiez qu’il s’est écarté du rythme de la série.
L’e-mail de confirmation pour cette occurrence déplacée indique également qu’elle s’est écartée du rythme de la série, afin que le client voie le même signal que vous.
6. Quand une série requiert votre attention
Si Zimun ne peut pas créer une occurrence future — membre d’équipe supprimé, ressource requise indisponible, horaires de travail modifiés —, la série passe à « À vérifier ». Les rendez-vous déjà planifiés sont conservés. Ouvrez la série depuis l’un de ses rendez-vous ; la tuile de la série indique la raison de l’arrêt (par exemple, le membre d’équipe assigné a quitté l’organisation). Résolvez le conflit sous-jacent, puis reprenez la série.
7. Forfait requis
La réservation récurrente est incluse dans les forfaits Pro et Advanced. Sur Free, le sélecteur « Autoriser les rendez-vous récurrents » est masqué et la case côté client n’apparaît jamais.
8. Résumé
Activez la récurrence sur les bons services et vos clients réguliers réservent une seule fois au lieu de chaque semaine. Zimun garde le calendrier rempli automatiquement, le client gère lui-même les pauses et les annulations, et les modifications individuelles ne perturbent pas le schéma de la série.