Der Terminverlauf protokolliert jede relevante Aktion an einem Termin — wer ihn gebucht hat, wer ihn verschoben oder storniert hat, wann Erinnerungen verschickt wurden, RSVP-Zu- und -Absagen sowie Anwesenheitsmarkierungen — und zeigt diese Chronologie für Inhaber:innen und Administrator:innen. Nutzen Sie ihn, wenn Kund:innen reklamieren, sie hätten keine Erinnerung bekommen, wenn Sie wissen müssen, wer eine Buchung storniert hat, oder wenn Sie ein Nichterscheinen aufklären wollen.
1. Was protokolliert wird
Jeder Eintrag im Verlauf eines Termins entspricht einer Aktion aus einer festen Liste:
- Gebucht. Der Termin wurde angelegt. Der Quellkanal wird protokolliert (öffentliche Buchungsseite, eingebettetes Widget, API, MCP, Chat-Agent oder Bedienperson auf der Kalenderseite).
- Per E-Mail bestätigt. Die Kundin oder der Kunde hat die Kalendereinladung per RSVP angenommen.
- Per E-Mail abgelehnt. Die Kundin oder der Kunde hat die Kalendereinladung per RSVP abgelehnt.
- Verschoben. Startzeit, Teammitglied oder erforderliche Ressource haben sich geändert. Der Eintrag zeigt den bisherigen und den neuen Wert.
- Storniert. Der Termin wurde storniert. Sofern die stornierende Person einen Grund angegeben hat, wird dieser protokolliert.
- Erinnerung gesendet. Eine Erinnerung wurde verschickt — entweder durch einen automatischen Cron-Job oder durch eine manuelle Aktion einer Bedienperson.
- Als begonnen markiert / Als beendet markiert. Aktionen einer Bedienperson am Tag des Termins.
- Anwesenheit markiert / Anwesenheit zurückgesetzt. Eine Bedienperson hat „erschienen“ oder „nicht erschienen“ erfasst oder eine vorherige Markierung zurückgenommen.
Einträge zu Umbuchung, Stornierung und Anwesenheit zeigen unterhalb des Aktionssatzes zusätzlich ein kleines Vorher → Nachher der geänderten Felder, damit Sie nicht raten müssen, was sich geändert hat.
2. Jeder Eintrag weist aus, wer die Aktion ausgeführt hat
Jeder Verlaufseintrag gehört zu einer von drei Akteursarten. Anonyme Einträge gibt es nicht.
- Benutzer:in. Ein:e angemeldete:r Inhaber:in, Administrator:in oder Mitarbeiter:in, die oder der vom Dashboard oder von der Kalenderseite aus handelt. Der Eintrag zeigt den Namen der Person so, wie er zum Zeitpunkt der Aktion lautete — spätere Umbenennungen verändern den Verlauf nicht.
- Kund:in. Die Kundin oder der Kunde des Termins, handelnd über eine E-Mail-RSVP, einen Umbuchungs- oder Stornierungslink aus der Bestätigungs-E-Mail oder die öffentliche Verwaltungsseite. Der Eintrag zeigt „Kund:in (E-Mail)“, damit Sie die Identität auch dann verifizieren können, wenn kein Name hinterlegt war.
- System. Ein automatisierter Prozess. Der Eintrag zeigt den Namen des Jobs (z. B. cron:sms-reminders, cron:auto-reminders), damit Sie verschiedene Hintergrundjobs auseinanderhalten können.
3. Verlauf für einen einzelnen Termin öffnen
Klicken Sie in der Kalender- oder Dashboard-Agenda auf einen Termin, um das Details-Pop-up zu öffnen. Hat der Termin mindestens einen Verlaufseintrag, erscheint im Kopf des Pop-ups ein kleiner Link „Verlauf ›“. (Frische Termine, zu denen noch nichts protokolliert wurde, zeigen den Link nicht — eine leere Chronologie zu öffnen ergibt keinen Sinn.)
Ein Klick auf Verlauf › öffnet ein breiteres Pop-up über den Termindetails, in dem die Chronologie mit dem neuesten Eintrag oben dargestellt wird. Schließen Sie dieses breitere Pop-up (Schließen-Schaltfläche, Escape oder Klick auf den Hintergrund), kehren Sie zu den Termindetails zurück — Sie verlieren Ihren Platz nicht.
4. Verlauf der gesamten Organisation durchsuchen
Öffnen Sie die Verlaufsseite im Benutzermenü, um eine seitenfüllende, filterbare Ansicht jeder protokollierten Änderung über alle Termine der Organisation hinweg zu erhalten. Diese Seite existiert genau deshalb, weil stornierte und gelöschte Termine aus der Agenda verschwinden — ohne diese Ansicht könnten Sie deren Pop-up nicht öffnen, um den Verlauf zu lesen.
Filtern Sie nach Aktion, Teilzeichenfolge der Kund:innen-E-Mail, Teilzeichenfolge des Akteursnamens und Datumsbereich. Jeder Eintrag verlinkt zurück auf den zugehörigen Termin, sodass Sie von der Organisationsansicht in die Details des einzelnen Termins eintauchen können.
5. Wer den Verlauf einsehen kann
- Inhaber:innen und Administrator:innen sehen den Verlauf jedes Termins in der Organisation auf beiden Oberflächen — im Pop-up des einzelnen Termins und auf der organisationsweiten Seite.
- Die Rolle Mitarbeiter:in (Member) sieht den Verlauf NICHT. Der Link Verlauf › ist im Termindetails-Pop-up ausgeblendet, und die Verlaufsseite im Benutzermenü ist von einem Mitarbeiter:innen-Konto aus nicht erreichbar.
- Keine Rolle sieht jemals den Verlauf von Terminen einer anderen Organisation.
Mitarbeiter:innen, die eine Audit-Auskunft benötigen, bitten eine:n Inhaber:in oder Administrator:in, den Verlauf für sie zu öffnen.
6. Was der Verlauf NICHT leistet
- Kund:innen sehen den Verlauf nie. Er erscheint weder in Bestätigungs-E-Mails noch auf der Verwaltungsseite noch in einer anderen öffentlichen Oberfläche.
- Der Verlauf wird nicht über die öffentliche API oder Webhooks bereitgestellt. Er ist ein Audit-Trail für die Bedienoberfläche, keine Entwickleroberfläche.
- Der Verlauf ist nicht rückwirkend. Termine, die es vor der Einführung dieser Funktion bereits gab, zeigen eine leere Chronologie bis zur nächsten protokollierten Aktion; ab diesem Zeitpunkt füllt sich der Audit-Trail normal.
- Das Stornieren eines Termins löscht seinen Verlauf nicht. Der Audit-Trail bleibt erhalten, damit Sie eine Stornierung im Nachhinein aufklären können.
7. Tarifvoraussetzung
Der Terminverlauf ist in jedem Tarif verfügbar, einschließlich Free. Für diese Funktion gibt es keine Tarifbeschränkung.
8. Zusammenfassung
Termin anklicken, auf Verlauf › klicken, Chronologie ansehen. Für gelöschte oder stornierte Termine, die nicht mehr in der Agenda erscheinen, nutzen Sie die Verlaufsseite im Benutzermenü, um sie zu finden. Inhaber:innen und Administrator:innen erhalten das vollständige Bild; Mitarbeiter:innen eskalieren, wenn sie eine Audit-Auskunft benötigen.